2023年10月にインボイス制度が開始され、制度に合わせた請求書作成の仕組み作りをされた方もいらっしゃるでしょう。続けて2024年1月には電子帳簿保存法が義務化されます。こちらも、場合によっては制度変更に合わせて業務オペレーション変更が必要になるかもしれません。

この記事では、電子帳簿保存法の義務化について解説いたします。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関連の帳簿書類をデータで保管するルール決めた法制度です。以前はデータで送受した書類は紙に印刷して保管していましたが、2022年1月の改正で元のデータを保管することになりました。

システム導入などが必要なケースがあるため、移行期間が設けられ、電子帳簿保存法に則ってデータを保管しなければならないのは2024年1月1日以降の取引となります。

電子帳簿保存法のメリット・デメリット

それでは、電子帳簿保存法に沿った保管をすることのメリットと、デメリットを整理しましょう。

• 電子帳簿保存法のメリット

電子帳簿保存法を守ることで、業務の手間や費用を削減できる可能性があるといわれています。

データで受け取った書類はデータで保管することになるため、紙の印刷が必要ありません。そのため、印刷する手間や、書類保管の手間が削減されます。

また、印刷量が減る分の用紙代やインク代が減り、コスト削減と同時にSDGsに貢献することができます。請求書の送付をデータ化すれば、郵送料の削減も期待できます。保管する書類が減れば、保管場所が不要となり、オフィスをコンパクト化できる可能性もあります。

• 電子帳簿保存法のデメリット

電子帳簿保存法では、保管対象書類や保管方法などが決められています。法律に沿った保管ができるように保管ルール作成や、状況によってはデータ管理システムを作る必要があるかもしれません。

システム変更によるオペレーション変更など、場合によっては全社的な対応が必要になる可能性もあります。

電子帳簿保存法の対象企業

電子帳簿保存法の対象になるのは、所得税や法人税に関わる文書をデータでやり取りしている企業です。企業の規模などに関りはなく、自営業やフリーランスの方も対象になります。

電子帳簿保存法の3区分

電子帳簿保存法には、データの種類や書類の種類によって3つの区分があります。
それぞれの区分を見ていきましょう。

電子取引

電子帳簿保存法で保管が義務化されたデータです。具体的にはデータで送受信した注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などが挙げられます。先方に送ったものと、データで受け取ったもの、両方の保管が必要です。ファイル形式は問わないため、PDF、スクリーンショットの保管でも問題ありません。

なお、これらの書類を紙で送受した場合は保管義務の対象になりません。また、紙の書類をスキャナでデータ化した場合は後述のスキャナ保存の区分となります。

電子帳簿等保存

会計ソフトなどを用いて、パソコンで作った帳簿や書類です。具体的には、仕訳帳・売上帳などの帳簿、損益計算書・貸借対照表などの決算書書類です。パソコンで作成し、先方に紙で送った見積書・請求書・納品書などのもとのデータもこちらに入ります。

こちらは電子帳簿保存法では、保管は任意です。

スキャナ保存

紙の書類を画像で保管する方法です。スキャナで読み取った書類や、スマホで撮影した書類の保管方法が決められています。対象となるのは、契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書などです。

スキャナ保存は電子帳簿保存法では保管は任意です。

参照：国税庁　電子帳簿保存制度特設サイト

具体的に何をすればいいの？

区分ごとにどんな対策を取ればいいのか確認していきましょう。

義務化対象の電子取引

キーワードは「真実性の確保」と「可視性の確保」です。つまり、データが正しいものと証明され、必要に応じてすぐに表示できるようになっている事が条件です。具体的には、改ざん防止対策を取っている・指定した方法で検索ができる・印刷やディスプレイ表示できるようになっていることが必要です。

詳細な条件は国税庁のHPに記載がありますが、最低限必要なことは次の3つです。

• データ取引の訂正や削除についてのルール（事務処理規定）を決めて、それを守る
• モニターやプリンターなどの機材とマニュアルを準備する
• 日付・金額・取引先で検索できるようにする

事務処理規定のサンプルは国税庁のHPにありますので、これから作成される方は参考にしてはいかがでしょうか。

また、3番目の検索ですが、2課税年度前の売上が5,000万円以下の企業もしくは、電子データをプリントアウトして日付と取引先ごとに整理している企業は、ダウンロードの求めに応じるようになっていれば要件を満たしたことになります。

参照：国税庁　電子帳簿保存法　電子取引データの保存方法をご確認ください

任意の電子簿等保存

電子簿等保存は任意ですが、データで保管する場合は法律に則って保管しなければなりません。

必須要件は、次の2つです。

1. システムの説明書やディスプレイ等を備え付けていること
2. 税務職員からのデータの「ダウンロードの求め」に応じることができること

さらに優良な電子帳簿認定の要件を満たすと、税制優遇措置を受けられるようになります。認定要件は国税庁のHPにありますので、詳細はこちらをご覧ください。優良な電子帳簿と認定されると法人は過少申告加算税の軽減措置が適用され、自営業やフリーランスは青色申告特別控除で65万円の控除が適用されるようになります。

参照：国税庁　電子帳簿保存法　始めませんか、帳簿・書類のデータ保存

任意のスキャナ保存

スキャナ保存は任意ですが、紙で送受したデータを保管する場合は法律に則って保管しなければなりません。

スキャナ保存は様々な要件を満たす必要があるため、要件に適用しているソフトを利用するのが一般的です。また、市販ソフトは要件適用の認定機関があり、認定されたソフトを使うことが推奨されています。
スキャナ保存の要件や認定を受けたソフトについては、国税庁のJIIMA認証情報リストを参照ください。

参照：国税庁　電子帳簿保存法　はじめませんか、書類のスキャナ保存

ペナルティはある？

電子帳簿保存法に沿って書類保管していない場合は、罰則があります。会社法で電子帳簿保存法に沿って書類を保管することと決められており、会社法に違反したとして過料が課される可能性があるのです。

また、電子帳簿保存法に沿って帳簿類を保管していない、つまり、帳簿を正確に保管していないとみなされると、青色申告の承認が取り消されたり、追徴課税が課されたりする場合があります。

追徴課税について説明を加えます。
電子帳簿保存法に沿った方法で書類を保管していないと、納税額に信ぴょう性がないと判断されてしまうケースがあります。この場合、税務署が推計した納税額を納める推計課税が課せられる可能性があります。もし、推計課税額より申請した納税額が少ない場合は、不足分の税金を払った上に重加算税も追徴される可能性があります。

電子帳簿保存法対策は計画的に

電子帳簿保存法では、決算書類や帳簿、取引に関わる書類をデータ保管できるようになりました。

ただし、要件を満たさないと正確な帳簿や書類として認められないため、準備が必要です。特に納税に関わる書類のデータ保管は義務とされています。

電子帳簿保存法に沿った保管を行わない場合はペナルティもあるため、最低限の要件は守れるような対策を行っておきましょう。

執筆者情報

黒川 一美（MILIZE提携FPサテライト株式会社所属FP）
大学院修了後、IT業界でセールスエンジニア・営業企画として働き、出産を機に退職。
家計を守る立場になり、お金との向き合い方を見つけるためFP資格を取得。
現在は独立系FP法人であるFPサテライト株式会社所属FPとして活動中。
3人の子育て中の母でもある。